Die Stadt Königstein im Taunus geht einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung: Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems regisafe stellt die Stadtverwaltung ihre Aktenführung schrittweise auf eine moderne, digitale Arbeitsweise um. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und bürgerfreundlicher zu gestalten.
Die digitale Aktenverwaltung ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Dokumente und Vorgänge künftig zentral, sicher und jederzeit verfügbar zu bearbeiten. Papierakten werden nach und nach durch digitale Akten ersetzt. Dadurch können Bearbeitungszeiten verkürzt, Arbeitsabläufe optimiert und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen deutlich verbessert werden.
Bürgermeisterin Beatrice Schenk-Motzko sieht in der Umstellung einen wichtigen Meilenstein für die Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung: „Mit der Einführung von regisafe schaffen wir die Voraussetzungen für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. Die Digitalisierung unserer Akten und Prozesse ist ein wesentlicher Baustein, um den Service für unsere Bürgerinnen und Bürger kontinuierlich zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbedingungen unserer Mitarbeitenden zu modernisieren.“
Emanuele Capasso, Fachbereichsleiter Zentrale Steuerung (Foto): „Neben einer höheren Effizienz bietet die digitale Aktenführung auch Vorteile im Bereich der Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsprozessen. Dokumente können revisionssicher archiviert und Vorgänge schneller recherchiert werden.“ Darüber hinaus leistet die Stadt mit der Reduzierung des Papierverbrauchs einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit.
Ein weiterer Meilenstein ist hierbei, laut Capasso, auch, dass durch die Einführung des DMS auch der Sitzungsdienst vollumfänglich digital und transparent für unsere Mandatsträgerinnen und Träger und vor allem auch für unsere Bürgerinnen und Bürger arbeiten kann.
Die Einführung von regisafe erfolgt schrittweise in allen Bereichen der Verwaltung. Begleitende Schulungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal auf die neuen digitalen Arbeitsabläufe vorbereitet werden.
Mit diesem Schritt stellt sich die Stadt Königstein im Taunus zukunftsorientiert auf und setzt ein Zeichen für eine moderne, serviceorientierte und digitale Verwaltung.